Cómo determinar una buena estrategia de compra de transporte

En 1969, The Rolling Stones publicaron su icónico tema “You can't always get what you want”.

El título de esta canción me viene a la mente cuando pienso en la mejor manera de organizar mi estrategia de compra de transporte.

En los últimos días he leído artículos en los que se recomiendan diferentes maneras de enfocar la compra de transporte. No voy a valorar ninguno de ellos en términos de bien o mal, pero sí puedo decir que casi todos ellos me han parecido demasiado teóricos, poco realistas… complicados.

Por mi experiencia, en no pocas ocasiones nos empeñamos en quererlo “todo”, lo que suele provocar perder el foco en los detalles que realmente tienen más importancia. El filósofo Voltaire dijo que “lo perfecto es enemigo de lo bueno”. Y Jagger y Richards lo dijeron de forma más explícita: “No siempre puedes tener lo que quieres, pero si lo intentas, a veces consigues lo que necesitas”.

Conseguir lo que necesitas…

En mi opinión, una buena estrategia de compra de transporte se determina por factores muy sencillos: ¿qué quieres conseguir? ¿cuáles son tus problemas o necesidades? ¿cuáles son tus recursos? ¿cuál es tu presupuesto? ¿cómo llevar a cabo un proceso transparente?

Permíteme compartir mi opinión (y recuerda que es solo una opinión) sobre cómo organizar de forma sencilla y transparente un proceso de compra de transporte:

Fase 1 - Recogida de datos. Necesitas conocer tu situación actual, recopilar y ordenar toda la información disponible: número de transportes, número de destinos, número de proveedores, gasto total… Y otros.

Igualmente importantes: cuál es tu preaviso de carga, cuántas personas se ocupan de la gestión del transporte, cómo realizas la asignación, entregas con fecha y hora, penalizaciones…

Fase 2 - Acudir al mercado de forma transparente y clara. Define el proceso y asegúrate de disponer de los recursos necesarios para su control y seguimiento: qué personas controlarán el proceso, con qué herramientas cuentas, determina los plazos, define tus objetivos cualitativos y cuantitativos…

Fase 3 - Análisis de los resultados. Con las respuestas del mercado crea cuantos escenarios necesites para identificar la “foto” más adecuada: número de proveedores, reparto por líneas, regiones o países… y conoce el impacto económico de cada uno de los escenarios. Decide con total transparencia.

Fase 4 – Toma de decisiones. El escenario ideal debe incluir la garantía de servicio (capacidad), flexibilidad en el compromiso (no todas las semanas se carga lo mismo) y, por supuesto, un coste adecuado. Además, existen otros factores que van ganando importancia en la toma de decisiones: la capacidad tecnológica del proveedor en términos de conectividad y trazabilidad de transporte y, por supuesto, los aspectos relacionados con la sostenibilidad. Si te importan la digitalización y el medio ambiente, debes moverte en esta dirección.

La claridad de un proceso predetermina los mejores resultados y evita costes ocultos. Y las herramientas tecnológicas nos ayudan a conseguir nuestros objetivos.

Pero recuerda el orden: primero los datos, luego acudir a mercado, después el análisis de los resultados y finalmente la toma de decisiones.

Y no olvides la recomendación de los venerables Jagger & Richards: “You can't always get what you want… But if you try sometimes, you'll find, you get what you need”.