¿Cómo deben ser los documentos digitales de transporte?

Las autoridades de control en carretera aceptan que los documentos administrativos que deben llevar los conductores profesionales sean digitales -algo que el Ministerio de Transportes incluso incentiva-, pero siempre y cuando sean legibles y cumplan las características obligatorias. Por eso, el Ministerio de Transportes ha publicado este miércoles en el BOE una aclaración sobre cómo deben ser estos documentos telemáticos para que los agentes no pongan problemas.

Transportes también modifica la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres para que incluya en su texto que la documentación digital "únicamente podrá ser cumplimentada por medios electrónicos cuando los soportes y aplicaciones utilizadas para ello permitan transformar su contenido en signos de escritura legibles y reúnan las características que se encuentren señaladas por la Dirección General de Transporte Terrestre a efectos de garantizar la disponibilidad, integridad, inalterabilidad e inviolabilidad de su contenido".

Condiciones

Según se lee en la aclaración del Ministerio (que se puede consultar completa aquí) la documentación exigida en los controles de carretera únicamente podrá ser cumplimentada por medios electrónicos cuando los soportes y aplicaciones informáticas utilizadas para ello reúnan las siguientes las características:

1. Los datos consignados deben ser accesibles a toda persona habilitada para ello.
2. Se debe garantizar el almacenamiento de los datos y el envío de documentos.
3. En los casos en los que la normativa aplicable a cada documento de control establezca la necesidad de que conste la firma de una o de todas las partes intervinientes, dichas firmas deberán:

• Estar vinculadas únicamente al firmante.
• Permitir identificar al firmante.
• Haber sido creadas utilizando medios que el firmante pueda mantener bajo su exclusivo control.
• Vincularse a los datos a los que se remite de manera que cualquier modificación posterior de los datos pueda ser detectada.

Sistemas

El Ministerio de Transportes contempla dos soportes en los que se puede presentar la documentación digital:

1) Mediante un código en formato numérico que se trasladará al conductor.

En el marco de la actuación inspectora, el personal de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera deberá poder visualizar el contenido del documento, en el caso que se detectará una infracción en relación con el documento de control electrónico, se identificará dicho documento de control:

En estos casos, la empresa de transportes o su representante, deberá enviar el documento de control a través de la web de control de documentos disponible en la sede electrónica del Ministerio de Transportes.

Los documentos de control que se remitan electrónicamente deberán reunir las siguientes características:

a) Formato de fichero PDF/A.

b) Tamaño: No superior a 4 MB por fichero.

El documento de control enviado deberá identificarse mediante el código asignado. Remitido el documento de control y recibido en la sede electrónica del Ministerio de Transportes, el remitente podrá obtener un comprobante de la comunicación en formato PDF, con lo que se constatará que la operación ha sido realizada.

El personal de los Servicios de Inspección del Transporte o los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera recibirán el documento, procederán a chequearlo y lo adjuntarán al boletín de denuncia formando parte del expediente sancionador.

2) Mediante la lectura del código QR que contenga la URL donde se encuentra guardado el documento.

En el marco de la actuación inspectora el personal de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera deberán poder visualizar el contenido del documento presentado mediante el código QR. Para ello, los documentos deberán estar en un repositorio, en formato pdf.